Medewerker Managementondersteuning (19uur)

Taken en verantwoordelijkheden

Wat ga je doen?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Medewerker Managementondersteuning ga je je bezig houden met beslissingen over de aanpak van de werkzaamheden, bij het beoordelen van belang en urgentie van post en telefoongesprekken. Tevens het vastleggen van afspraken in de agenda, bij het plannen, voorbereiden en/of notuleren van vergaderingen. Er het verwerken van informatie die verstrekt wordt en het samenstellen van de standaard managementinformatie.

Je zal belast worden met de volgende verantwoordelijkheden:

• Verleent logistieke en administratief secretariële ondersteuning aan bureauhoofden en Wapensysteemmangers, door het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen en uitgaande correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van de voor afhandeling benodigde informatie c.q. verzenden van de correspondentie;
• Het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid,
• Voor vergaderingen en bijeenkomsten, het completeren van vergaderstukken, het notuleren en uitwerken van de verslaglegging en het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Verricht werkzaamheden op het gebied van post, archief en administratie, door het (laten) registreren en/of behandelen van de inkomende en uitgaande post.
• Tevens het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot administratieve zaken en het opzetten en bijhouden van het werkarchief.
• En waar nodig het verstrekken en verspreiden van algemene informatie aan de medewerkers en het invoeren, muteren en controleren van gegevens.

Verder werk je nauw samen met de andere collega’s van je team, de afdeling en diverse andere onderdelen binnen en buiten COMMIT.

Wie zoeken we

• MBO-4 opleiding in een relevatie richting dan wel een aantoonbaar gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring binnen defensie;
• Je hebt kennis van managementondersteunende methoden en werkwijze;
• Inzicht in archivering- en documentatietechnieken;
• Kennis van en ervaring met relevante kantoorautomatisering.

Verder worden we heel blij als je ook de volgende vaardigheden bezit:

• Ruimte ervaring met interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur
• en werkwijze van de organisatie;
• Kennis (op hoofdlijnen) en inzicht van de organisatie en werkwijze van de
• Grondgebonden Wapensystemen;
• Ervaring met administratieve procedures en voorschriften;
• Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden;
• Vaardigheid in het notuleren;
• Vaardigheid in het samenstellen van managementrapportages;
• Sociale vaardigheden;
• Kennis van de Engelse taal.

Dit krijg je van ons

Salarisniveau schaal 5
Minimum salaris: €2.900 bruto per maand
Maximum salaris: €3.700 bruto per maand
Contractduur Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.
Aantal uren per week 19
Plaats Utrecht, Utrecht

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

De organisatie Ministerie van Defensie

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De afdeling COMMIT

Jij komt straks te werken in de Sectie Ondersteuning en Procesmanagement. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de sectie Ondersteuning van de afdeling Grondgebonden Wapensystemen. De afdeling Grondgebonden Wapensystemen heeft ten doel het waarborgen van de vereiste functionaliteit en de veiligheid van de grondgebonden wapensystemen, alsmede het bijdragen aan de overeengekomen en geautoriseerde beschikbaarheid van de wapensystemen tegen zo laag mogelijke levensduurkosten. De afdeling grondgebonden wapensystemen omvat naast de functie van het afdelingshoofd, een sectie Ondersteuning en de secties Wapensystemen & Life Cycle Management (LCM) en Kennis en Innovatie.

De Sectie Ondersteuning & Procesmanagement faciliteert alle interne bedrijfsvoering activiteiten van de afdeling Grondgebonden Wapensystemen. We hebben hierbij een coördinerende rol bij acceptatie van nieuw werk zoals ondersteuning van projecten alsmede het leveren van de verschillende wapensysteemproducten.

De sectie Ondersteuning en Procesmanagement is een hecht en gezellig klein team van 12 collega’s, die altijd voor elkaar klaar staat. Daarbij is er een leuke ongedwongen werksfeer bij de afdeling Grondgebonden Wapensystemen, we verwelkomen je graag! Met het team werk je natuurlijk samen, maar ook met de andere collega’s binnen de afdeling en diverse andere onderdelen binnen en buiten COMMIT.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Medewerker Managementondersteuning ga je je bezig houden met beslissingen over de aanpak van de werkzaamheden, bij het beoordelen van belang en urgentie van post en telefoongesprekken. Tevens het vastleggen van afspraken in de agenda, bij het plannen, voorbereiden en/of notuleren van vergaderingen. Er het verwerken van informatie die verstrekt wordt en het samenstellen van de standaard managementinformatie.

Je zal belast worden met de volgende verantwoordelijkheden:

• Verleent logistieke en administratief secretariële ondersteuning aan bureauhoofden en Wapensysteemmangers, door het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen en uitgaande correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van de voor afhandeling benodigde informatie c.q. verzenden van de correspondentie;
• Het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid,
• Voor vergaderingen en bijeenkomsten, het completeren van vergaderstukken, het notuleren en uitwerken van de verslaglegging en het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Verricht werkzaamheden op het gebied van post, archief en administratie, door het (laten) registreren en/of behandelen van de inkomende en uitgaande post.
• Tevens het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot administratieve zaken en het opzetten en bijhouden van het werkarchief.
• En waar nodig het verstrekken en verspreiden van algemene informatie aan de medewerkers en het invoeren, muteren en controleren van gegevens.

Verder werk je nauw samen met de andere collega’s van je team, de afdeling en diverse andere onderdelen binnen en buiten COMMIT.

• MBO-4 opleiding in een relevatie richting dan wel een aantoonbaar gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring binnen defensie;
• Je hebt kennis van managementondersteunende methoden en werkwijze;
• Inzicht in archivering- en documentatietechnieken;
• Kennis van en ervaring met relevante kantoorautomatisering.

Verder worden we heel blij als je ook de volgende vaardigheden bezit:

• Ruimte ervaring met interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur
• en werkwijze van de organisatie;
• Kennis (op hoofdlijnen) en inzicht van de organisatie en werkwijze van de
• Grondgebonden Wapensystemen;
• Ervaring met administratieve procedures en voorschriften;
• Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden;
• Vaardigheid in het notuleren;
• Vaardigheid in het samenstellen van managementrapportages;
• Sociale vaardigheden;
• Kennis van de Engelse taal.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Over Defensie
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Jij komt straks te werken in de Sectie Ondersteuning en Procesmanagement. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de sectie Ondersteuning van de afdeling Grondgebonden Wapensystemen. De afdeling Grondgebonden Wapensystemen heeft ten doel het waarborgen van de vereiste functionaliteit en de veiligheid van de grondgebonden wapensystemen, alsmede het bijdragen aan de overeengekomen en geautoriseerde beschikbaarheid van de wapensystemen tegen zo laag mogelijke levensduurkosten. De afdeling grondgebonden wapensystemen omvat naast de functie van het afdelingshoofd, een sectie Ondersteuning en de secties Wapensystemen & Life Cycle Management (LCM) en Kennis en Innovatie.

De Sectie Ondersteuning & Procesmanagement faciliteert alle interne bedrijfsvoering activiteiten van de afdeling Grondgebonden Wapensystemen. We hebben hierbij een coördinerende rol bij acceptatie van nieuw werk zoals ondersteuning van projecten alsmede het leveren van de verschillende wapensysteemproducten.

De sectie Ondersteuning en Procesmanagement is een hecht en gezellig klein team van 12 collega’s, die altijd voor elkaar klaar staat. Daarbij is er een leuke ongedwongen werksfeer bij de afdeling Grondgebonden Wapensystemen, we verwelkomen je graag! Met het team werk je natuurlijk samen, maar ook met de andere collega’s binnen de afdeling en diverse andere onderdelen binnen en buiten COMMIT.

Hoe leuk het werken bij Defensie ook is, wij vinden het ook belangrijk dat je dit met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. En als dat niet genoeg is, dan is het ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.

Je startsalaris is afhankelijk van je leeftijd, opleidingsniveau en ervaring. Naarmate je kennis en ervaring toenemen, groeit ook je salaris met je mee. Boven op je salaris ontvang je als militair bovendien verschillende structurele en incidentele toelages. In de vermelde salarissen op werkenbijdefensie.nl is de VEB-toelage al opgenomen. Meer info