Managementassistent met ICT-affiniteit

Taken en verantwoordelijkheden

Skobos is binnen het primair onderwijs een organisatie die volop in beweging is. Vanwege deze dynamiek zijn wij op zoek naar een managementassistent met ICT-affiniteit. Het is een unieke parttimefunctie, waarbij je de spil in de organisatie bent. En je krijgt bij ons een mooi aantal vrije dagen, zodat je naast je werk ook nog volop tijd hebt voor andere dingen.

Wat ga je doen?
Je werkzaamheden zijn divers. Je bent een generalist en je ondersteunt in eerste instantie de bestuurder bij haar functie, waarbij vertrouwelijkheid wordt verondersteld. Je werkt op de volle breedte van het beleidsterrein van Skobos. Je verleent secretariële ondersteuning aan het college van bestuur en je levert administratieve ondersteuning aan de HR-adviseur en communicatieadviseur. Daarnaast ondersteun je de organisatie met de bovenschools Office-365 administratie. Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

• op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie en deze correct en proactief afhandelen;
• het notuleren van de directievergaderingen, het bewaken van voortgang en opvolging van afspraken en besluiten;
• het beheren van de agenda van het college van bestuur;
• verbetervoorstellen doen voor administratieve procedures;
• het bijhouden van het werkarchief en (personeels)dossiers, inclusief het bewaken van tijdige en volledige inlevering van documenten;
• het onderhouden van contacten met in- en externe relaties;
• het ondersteunen van de HR-adviseur bij personeelswerkzaamheden, zoals het verwerken van mutaties en aanmeldingen voor de Skobos Academie;
• het ondersteunen van de communicatieadviseur, bijvoorbeeld door documenten op te maken in de huisstijl van Skobos;
• het uitvoeren van mutaties in Office365 en oplossen van eenvoudige problemen, zoals het resetten van wachtwoorden.

Profiel kandidaat

De managementassistent die wij zoeken:

• heeft bij voorkeur ervaring met AFAS (administratiesysteem);
• is vaardig in het digitaal werken en is vertrouwd met Microsoft Office365 als samenwerkingsomgeving;
• kan mutaties verwerken in Microsoft Office365, of is bereid dit snel te leren;
• is proactief, pakt zaken zelfstandig op en kan zich mondeling en schriftelijk goed uitdrukken;
• is toegankelijk, betrouwbaar en integer;
• werkt makkelijk samen met verschillende mensen binnen de organisatie;
• heeft oog voor werkprocessen en denkt actief mee over hoe deze slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.